Do open space trzeba się przygotować - trzy grzechy główne

Pytanie, czy decydować się na taki rozkład czy nie, powinno jednak wynikać z badań nad kulturą i stylem pracy.

Bywa, że zamiast lepszej komunikacji, otwarta przestrzeń powoduje chaos i rozdrażnienie. Pracownikom brakuje prywatności, nie mogą się skupić. Efektem jest stres, konflikty i spadek wydajności pracy. Taki stan rzeczy wynika z błędów na etapie przygotowania do zmiany.    

Grzech 1. Zbyt mało rozmów z pracownikami.
Podstawą przy planowaniu powinna być rozmowa nie tylko z zarządem, ale przede wszystkim – pracownikami. Jest dziś na rynku kilka dobrych narzędzi, niektóre z ich online, które pomagają działom HR i zarządom zbadać zapotrzebowania zespołu na konkretny typ przestrzeni. W takich konsultacjach badane są takie kwestie, jak styl pracy, komunikacja między poszczególnymi departamentami oraz preferencje poszczególnych osób. Może się okazać, że pomysł wprowadzenia open space jest zbyt drastyczny i nie da się go zrealizować. Przykładem są prawnicy, księgowi, działy HR czy niektóre zespoły analityków czy kosztorysantów, którzy potrzebują pracować w dużym skupieniu lub prywatności.

Ankiety należy przeprowadzać z największą starannością i z dużym wyprzedzeniem. Na przykład podczas realizacji przez Tétris nowego biura dla JLL, ponad rok przed rozpoczęciem budowy pracownicy odpowiadali na pytania, jak powinna wyglądać nowa przestrzeń. Dzisiejszy projekt biura jest dokładnym odzwierciedleniem tych potrzeb. Podobnie było w innej naszej realizacji - Stanley Black & Decker - gdzie zespół wskazał w ankietach jako najważniejszy problem zmianę lokalizacji.  Nowe warszawskie biuro zlokalizowano więc w pobliżu metra w budynku Proximo.

Bardzo ważna na open space jest też akustyka. Mowa tu zarówno o panelach rozpraszających dźwięk montowanych na ścianach i sufitach, jak i oklejonych miękką tkaniną parawanach, tworzących na przykład 360 boxy do pracy. We wnętrzach JLL zastosowaliśmy wiele materiałów pochłaniających dźwięk, np. filcowe przepierzenia ze wzorem przypominającym koronkę, pokryte miękkim materiałem mobilne tablice do robienia notatek czy też absorbujące dźwięk obicia na ścianach. W Stanley Black & Decker postawiliśmy na technologię, proponując specjalny system maskowania dźwięku (Sound Masking System). Oparty jest na głośnikach emitujących fale radiowe na częstotliwości zbliżonej do mowy ludzkiej. Technologia ta skutecznie wytłumia słyszalność ludzkich głosów, jednocześnie redukując zrozumiałość mowy. Sprawia tym samym, że biuro w układzie open space jest bardziej przyjazne i komfortowe.

Grzech 2. Brak programu adaptacji do zmian, czyli change management.
Aranżacja nowej powierzchni musi być bardzo przemyślana i wynikać z naturalnej kultury pracy. Istotne jest, w jaki sposób działy i osoby sadzane są wokół siebie. A przede wszystkim - jak przeprowadzany jest proces adaptacji do zmian – tzw. change management. Błędnym założeniem jest to, że kultura pracy w firmie zmieni się samoistnie - niektórzy to zaakceptują, dla innych będzie to duży problem. Zatem słysząc głosy „ojej, będziemy teraz na open…” warto rozmawiać o tym wcześniej, pokazywać zalety i przykłady na bazie innych, podobnych realizacji. Zadaniem change management jest „uczenie” pracowników, jakie możliwości oferuje nowa przestrzeń.

Na przykład na open space można od razu konsultować swoje pomysły z innymi, ludzie lepiej się znają i szybciej rozwiązują problemy. Warto pokazać, że przestrzenie relaksu są często miejscem organizacji imprez integracyjnych, formalnych czy nieformalnych, np. „zostańmy po godzinach na mecz” czy „zapraszam do kantyny na ciasto”. Ważna jest też nauka nowej etykiety - na przykład, że na otwartej przestrzeni nie należy głośno rozmawiać przez telefon (muszą być w tym celu przygotowane specjalne, małe salki) czy jeść przy biurku aromatycznych potraw. Zmiana siedziby to też dobry moment na wdrażanie innowacji – na przykład JLL, wraz z przeprowadzką do nowej przestrzeni, wprowadził politykę clean desk (czyste biurko), lockersy (szafki do chowania swoich rzeczy osobistych pod koniec pracy) czy segregację odpadów (kilka dużych koszy z segregacją odpadów na open space, zamiast pojedynczych przy biurkach).
 
Grzech 3. Złe rozplanowanie przestrzeni socjalnych.
Jeśli decydujemy się na open space, konieczne jest też zapewnienie pracownikom różnorodnych miejsc do pracy i relaksu. Mowa tu na przykład o kuchniach, które mogą być wyposażone w sofy i stoliki, o tzw. budkach telefonicznych, czyli małych pokoikach do głośnych rozmów telefonicznych, a także o tzw. bibliotekach, czyli pomieszczeniach do pracy w ciszy i skupieniu.

Wzorem skandynawskim rozwija się u nas trend, że biuro ma bardziej przypominać dom. Ma to wyraz w wykończeniu przestrzeni, gdzie dominują miękkie tkaniny, filcowe i drewniane wykończenia, żywe kolory, makatki, dywaniki, pufy. Jesteśmy zarazem świadkami szerszej rewolucji kulturowej i przestrzennej. Obserwujemy otwartość na łączenie życia domowego z biurowym, np. przyprowadzanie zwierząt do pracy, specjalne kąciki dla dzieci. Uciekamy tym samym od odczłowieczenia tej przestrzeni. Korporacje odchodzą od sztywnego dess code, widzimy kolczyki w nosie, ciekawe stroje, jest więcej luzu, ale też więcej miejsca na kreację i indywidualność. Pracodawcy chcą, aby ludzie czuli się szczęśliwi w swoich miejscach pracy.

Więcej prywatności można zapewnić poprzez wstawienie na open space mebli tworzących zamknięte przestrzenie. Tak jest na przykład w biurze Wyborowej Pernod Ricard, którego aranżację, według projektu Massive Design, zakończyliśmy w połowie 2016 r. Zamontowaliśmy w holach specjalne fotele z szerokimi bokami, które postawione naprzeciw tworzą kameralne miejsca do rozmów. W biurze JLL zastosowaliśmy za to wiele rozwiązań dzielących optycznie przestrzeń, np. przepierzenia w formie kotar, filcowe ścianki z tablicą z możliwością robienia notatek czy pomieszczenia socjalne typu „przedział kolejowy”- cafe InSpire.

Jednym z bardziej modnych rozwiązań są dziś hot deski, czyli biurka nieprzypisane do konkretnych pracowników. Są przydatne dla tych, którzy często są w delegacjach lub pracują na odległość. Dużą popularnością cieszą się też wśród osób kreatywnych, potrzebujących zmiennych bodźców. W niedawno ukończonym przez Tétris biurze JLL stworzyliśmy na przykład miejsca do pracy na stojąco, specjalne biblioteki do pracy w skupieniu, mnóstwo puf, kanap i niskich stolików. W designie zaproponowaliśmy szereg motywów, które wprowadzają luźny charakter tej przestrzeni. Mamy np. wypełnione kolorami kuchnie Bocian, Owca, Krowa czy Gęś, dwa prawdziwe pokoje dla mamy z dzieckiem oraz… konsolę Xboxa, piłkarzyki, a nawet bieżnie z pulpitem i drabinki w specjalnej sali Fitness. Jeszcze dalej idzie wystrój firmy Sage, której aranżację - w modelu Design & Build - właśnie zakończyliśmy. Zaprojektowaliśmy tu dodatkowe stanowiska do pracy, którymi są rowery. Mają podłączenie do prądu, dzięki czemu jadąc można tu podładować sobie laptopa czy telefon. Wszystko po to, aby wywołać w pracownikach pozytywne skojarzenia i dobre emocje, które skutecznie rozładowują stres czy łamią monotonię.