Jak znaleźć lokalizację dla swojej firmy? Workspace Insight przybywa z pomocą!

Wybór nowej lokalizacji niesie dla firmy wymaga postawienia sobie bardzo wielu pytań związanych z przyszłością biznesu. Ile stanowisk będzie potrzebne za kilka lat? Czy charakter pracy w danej branży pójdzie w kierunku mobilności? Jakiej konkretnie przestrzeni będzie potrzebował zespół? Wraz z głębszą analizą tematu, pojawia się coraz więcej istotnych czynników, które musimy wziąć pod uwagę, a liczba zmiennych rośnie lawinowo. Dodatkowo, każdy błąd w szacowaniu może pociągać za sobą konsekwencje finansowe i potrzebę kolejnych zmian.

Dlatego też firma Tétris, globalny ekspert w zakresie aranżacji wnętrz, opracował narzędzie, które znacznie przyspiesza proces wyboru przestrzeni na nowe biuro. Mowa tu o Platformie Workspace Insight, która w kilka sekund po wprowadzeniu podstawowych danych o planowanym rozwoju firmy, podaje nam m.in takie dane jak: powierzchnia niezbędna na jednego pracownika, a także proponowany rozkład wnętrz, obejmujący kilkadziesiąt rodzajów niezbędnych dla każdej działalności pomieszczeń. Program uwzględnia przy tym różnice występujące między poszczególnymi branżami (np. technologie, kancelarie i doradcy, farmaceutyka, itd.), a także zwyczaje aranżacyjne panujące poszczególnych krajach.

Siłą tej platformy jest zapisanie w niej setek, a docelowo tysięcy przykładów (space planów) biur z różnych sektorów rynku, z Polski i ze świata. Zapewnia to pracę na podstawie sprawdzonych rozwiązań. Przestrzenie te są dokładnie mierzone, z podziałem na osiem kategorii: tradycyjne miejsca pracy – biurka, inne przestrzenie do pracy, pomieszczenia do spotkań, zaplecze socjalne w postaci kuchni dla pracowników czy aneksów kuchennych, wsparcie biurowe, miejsca relaksu, powierzchnie wspólne, inne. Każda z tych kategorii dzieli się następnie na 4-10 podkategorii, drobiazgowo precyzujących przeznaczenie danego pomieszczenia.

Taki program to duże wsparcie zarówno dla inwestora, jak i architekta. Przed projektowaniem biura na przykład dla firmy informatycznej, analizujemy wraz z klientem setki wnętrz o podobnym profilu, żeby ocenić specyfikę branży. Na przykład, ile miejsca jest potrzebne na jednego pracownika, jakie sale spotkań i w jakiej liczbie powinny się tam znaleźć. Do dziś taki research zajmował dużo czasu. opowiada Szymon Nieszporek, starszy architekt regionalny w Tétris.

Workspace Insight jest pierwszym tego typu rozwiązaniem w Polsce i unikalnym na skalę światową. Przyczyny, można upatrywać w fakcie, że know-how niezbędny do zbudowania rzetelnej i aktualnej bazy dla programu jest dostępny tylko dla firm realizujących dużą liczbę nowocześnie zaprojektowanych wnętrz w wielu branżach jednocześnie.

Platforma Workspace Insight jest szczególnie przydatna na etapie pierwszych spotkań firmy z projektantem i wykonawcą. Dajmy na to, prowadzimy kancelarię prawną. Firma rośnie i pilnie potrzebuje nowej lokalizacji, która uwzględniać będzie hot desking w postaci standardowych biurek, więcej gabinetów do spotkań, a także miejsca do pracy w skupieniu. Liczy się też prestiż. Na platformę Tétris wprowadzamy zatem dane o planowanej liczbie zatrudnionych osób, a następnie wybieramy branżę – Firmy prawnicze i doradcze. W efekcie otrzymujemy propozycję ilości i wielkości poszczególnych pomieszczeń. Zawiera ona średnie dane ze sprawdzonych rozwiązań w kilkudziesięciu kancelariach prawnych, zaaranżowanych w ciągu ostatnich kilku lat. Możemy zawęzić skalę porównania do Polski lub też zobaczyć, jak takie wnętrza tworzone są w różnych krajach Europy czy też na kilku kontynentach.

Platforma dobrze sprawdza się więc świetnie we wstępnej fazie współpracy, niezbędnej do rozpoczęcia prac projektowych.

Wiedza oparta na setkach przykładów firm o podobnym profilu znacznie przyspiesza decyzje w zakresie wyboru nowej lokalizacji dla własnego biura. A to dlatego, że z dużą dokładnością podaje potrzebny metraż, a także sugeruje rodzaje pomieszczeń, które powinny być możliwe do wydzielenia. To duże wsparcie, bo każde opóźnienie decyzji pociąga za sobą dodatkowe koszty. – zauważa Tomasz Spalik, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Tétris.

W podanym przykładzie kancelarii, analizując dane światowe, widzimy, że średnia powierzchnia biurowa na osobę wynosi 12,16 mkw, z czego 24,67% to stanowiska open space. Sporo miejsca zajmuje przechowywanie dokumentów i pomieszczenia wsparcia – około 5% powierzchni biura. Podobnie szczegółowe dane otrzymamy na temat przestrzeni do relaksu czy poczekalni, a także proporcji między różnymi typami sal do spotkań.