Projektowanie biura – wartość aranżacji przestrzeni w firmach

Poza wartościami estetycznymi, nowoczesne rozwiązania stosowane w projektowaniu i aranżacji przestrzeni biurowej mogą wspierać efektywność i kreatywność.

Tworzenie nowych filii światowych marek odbija się szerokim echem w globalnych mediach. A jak wyglądają siedziby firm z sektora MSP? Czy one również wykorzystują współczesne trendy, czy też podążają własną ścieżką? Realizacje z rodzimego podwórka pokazują, że także w projektowaniu mniejszych powierzchni nacisk kładziony jest na funkcjonalność, ergonomię oraz oryginalny design.

Na dobrze zaprojektowane biuro składa się wiele czynników, które można sprowadzić do zasady „3xE”: estetyka, ergonomia i elastyczność. Stworzenie pierwszego wrażenia trwa siedem sekund i jest kluczowe dla oceny miejsca. Przestrzeń spójna z wizerunkiem firmy i identyfikacją wizualną, skutecznie podkreśla profesjonalizm i integralność przedsiębiorstwa. Ponadto dostosowanie jej do możliwości psychofizycznych człowieka gwarantuje efektywną organizację pracy i minimalizuje prawdopodobieństwo chorób zawodowych, wpływając pozytywnie na samopoczucie oraz wydajność. Elastyczność, czyli też wielofunkcyjność, jest obecnie jednym z najważniejszych trendów w tworzeniu nowoczesnych biur. Nowe technologie zmieniają styl życia, a miejsce pracy powinno mu odpowiadać. Jesteśmy bardziej mobilni. Dynamiczny rynek czy praca projektowa sprawiają, że stałe i kosztowne w modyfikacji rozwiązania, nie sprawdzają się. Aranżowanie pomieszczeń, które nie są dedykowane wyłącznie jednemu zadaniu, np. spotkaniom czy relaksowi, pozwala na zwiększenie ich wydajności. Analizując te zmienne, trudno stworzyć gotowy przepis na idealne biuro, bo to proces silnie zindywidualizowany. Realizacje z sektora MSP pokazują jednak, że nawet niewielkie powierzchnie można zaaranżować ergonomicznie, tak aby wielofunkcyjność spełnia potrzeby wszystkich pracowników.

- To właśnie małe i średnie firmy tworzą główny filar naszej gospodarki. Według ostatniego raportu PARP w Polsce działa około 1,77 mln przedsiębiorstw niefinansowych, gdzie aż 99,8% z nich należy do sektora MSP. Większość funkcjonuje w obszarze usług, gdzie poza jakością, bardzo ważne są kwestie wizerunkowe, wpływające na pierwsze wrażenie klienta - komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Dyrektor ds. Marketingu i Handlu, Członek Zarządu Mikomax Smart Office. – Obecnie jesteśmy świadkami wschodzącego rynku pracownika. Kreowanie obrazu firmy atrakcyjnej i profesjonalnej jest niczym innym jak formą employer brandingu. Ciekawa aranżacja siedziby jest po prostu wizytówką marki.

Mali, średni i kreatywni
Właściwa aranżacja to coś więcej niż estetyka. Dopasowanie miejsca pracy do celów organizacji, potrzeb i realizowanych zadań, pozwala na zwiększenie motywacji i efektywności pracowników, a w konsekwencji, rentowności firmy. Bazując na tym wewnętrznym potencjale gliwicki Roedl Outsourcing sp. z o.o. zapytał o opinie zespół i przekształcił biuro w przestrzeń przyjazną użytkownikom, przy jednoczesnym zachowaniu zasad ergonomii.

- Udział pracowników w procesie zarządzania jest niezwykle istotnym elementem, stanowiącym ważną informację zwrotną dla kierownictwa w zakresie funkcjonowania biura. Już w 2007 r. w ramach badania „Global Values” wykazano, że dla osoby zatrudnionej, jedną z kluczowych cech atrakcyjnego stanowiska, poza wysokością wynagrodzenia, jest poczucie sensu wykonywanych zadań. Uczestnictwo członków zespołu np. w konsultacjach na etapie przygotowywania koncepcji projektu wnętrza, zwiększa zaangażowanie, tworząc poczucie wspólnoty i realnego wpływy na losy firmy - komentuje Zuzanna Mikołajczyk, Mikomax Smart Office. – Wykorzystanie olbrzymiego potencjału intelektualnego pracowników jest jedną z kluczowych umiejętności skutecznych menedżerów.

Dzięki przeanalizowaniu funkcjonowania firmy na wszystkich poziomach organizacji okazało się, że istotnym problemem jest przechowywanie dokumentów. W pomieszczeniach księgowości i działów prawnych użyto szaf o lekkim designie, które dodatkowo wydzielają strefy w obrębie open space.

To rozwiązania systemowe, które ułatwiają wprowadzanie zmian, niezbędnych przy rozwoju przedsiębiorstwa. System pozwala zbudować dedykowane obszary pracy, które można modyfikować bez dodatkowych nakładów finansowych. Optymalizację przestrzeni przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego komfortu i ergonomii stanowisk, osiągnięto przez wykorzystanie biurek typu bench, zestawionych w wielostanowiskowych układach. Elastyczność w tym wypadku, to możliwość łatwej rearanżacji w zależności od zmieniających się potrzeb firmy.