Rozmowy biznesowe w różnych kręgach kulturowych

Można sądzić, że w świecie biznesu zasady komunikacji są zunifikowane a więc jednakowe bez względu na długość czy szerokość geograficzną. Do pewnego stopnia tak jest. Podstawę zachowań zawsze powinien stanowić szacunek dla partnera biznesowego – bez względu na jego przekonania społeczne czy religijne. Otwarta i przyjazna komunikacja jest ceniona w każdym miejscu na świecie.

Z drugiej strony, niestety, nie wystarczy być szczerym i uśmiechniętym, by zachować się właściwie w każdej sytuacji a rozmówcy, choć gotowi wybaczyć nam drobne błędy, raczej nie przejdą obojętnie nad wpadkami istotnymi z ich punktu widzenia. Problem w tym, że nie znając danej kultury, nie będziemy wiedzieli, na jakie zachowania nasi partnerzy zwracają największą uwagę. To, co dla nas nie ma znaczenia, dla nich może być sprawą wielkiej wagi.

- Różnorodność kultur powoduje brak uniwersalnych zasad ułatwiających radzenie sobie w trudnych sytuacjach międzykulturowych. Dlatego przed rozpoczęciem działań na rynkach zagranicznych konieczne jest poznanie kultury przyszłych partnerów biznesowych – mówi Jerzy Żylak, który w firmie Effect Group przygotowuje szkolenia z zakresu międzynarodowych negocjacji biznesowych. – Wiedzę na ten temat można zdobywać dzięki specjalistycznym portalom internetowym i fachowym wydawnictwom. Wskazany jest też udział w specjalistycznych szkoleniach – podkreśla trener.

Kultura zegara czy kultura słońca?
Określony krąg kulturowy może mieć duży wpływ już na samo podejście do kwestii czasu, na którą warto spojrzeć w dwóch wymiarach: z perspektywy prowadzenia biznesu i czasu prowadzenia samych negocjacji.

W pierwszym wymiarze Polacy patrzą na biznes z punktu widzenia czasu teraźniejszego, co oznacza, że potencjalne projekty biznesowe oceniają z perspektywy bieżących interesów. Dla nas to oczywiste, ale człowiek z innego kręgu kulturowego może skupiać się na wcześniejszych osiągnięciach firmy (np. na jej historii i genezie wcześniejszych sukcesów) lub wybiegać daleko w przyszłość, oczekując korzyści w odległej perspektywie czasowej, obecnie koncentrując się na budowaniu relacji i oceniając entuzjazm partnerów biznesowych w długofalowym planowaniu współpracy.

W drugim wymiarze działamy zgodnie z „kulturą zegara”, tzn. według określonego harmonogramu negocjacji. Do kolejnego punktu przechodzimy dopiero po uzgodnieniu poprzednich. Jeszcze bardziej jest to charakterystyczne dla Niemców, którzy mają zwyczaj przesyłać szczegółową agendę dotyczącą planowanego spotkania.  Odmiennie do planowania negocjacji podchodzą przedstawiciele „kultury słońca”, w której harmonogramy są podporządkowane relacjom biznesowym – czas spotkań ma tam charakter przybliżony a ich przebieg jest elastyczny.

- W tych kulturach panuje zasada „maniana”  (z języka hiszpańskiego – „jutro”), czyli: jeżeli nie osiągniemy porozumienia dzisiaj, możemy wrócić do tematu następnego dnia. Dla nas oznacza to, że na rozmowy powinniśmy zarezerwować znacznie więcej czasu, a pierwszy wyjazd do Brazylii czy Argentyny nie musi zakończyć się od razu podpisaniem kontraktu – tłumaczy Jerzy Żylak.

Kontrakt kontra relacje
Polacy są najczęściej skoncentrowani na transakcjach a nie na budowaniu relacji z partnerem. Osoba godna zaufania to ta, która dotrzymuje danego słowa lub ustalonego porozumienia, stąd też tak ważna rola pisemnej umowy.

Ale nie we wszystkich kulturach ma ona tak ogromne znaczenie. W niektórych krajach osoba godna zaufania to taka, która jest elastyczna i skłonna do zmiany uzgodnień nawet w trakcie obowiązywania umowy, jeśli zmienią się okoliczności.

- Przykładowo, w  Chinach umowa jest deklaracją woli zawartą w określonej sytuacji i przy określonych warunkach. Jeżeli jakikolwiek jej parametr, np. kurs waluty ulegnie zmianie, niektóre szczegóły umowy przestaną być wiążące. Stąd też, mimo posiadania podpisanego kontaktu ze stałymi cenami, każda faktura może zawierać różne ceny – mówi trener Effect Group.