Rozmowy biznesowe w różnych kręgach kulturowych

Pomoc w zachowaniu twarzy
Negocjacje z przedstawicielami odległych kultur – szczególnie arabskich lub azjatyckich – są skomplikowane i wieloetapowe a w fazie początkowej skoncentrowane na budowaniu wzajemnego zaufania.  Na tym pierwszym etapie szczególnie duże znaczenie ma ceremonialność, która może przejawiać się w skomplikowanych rytuałach powitania i przedstawiania się.

- W kontaktach z negocjatorami japońskimi, wizytówkę wręcza się trzymając palcami obydwu rąk, z napisami skierowanymi do rozmówcy. Japończyk będzie odczytywał na głos nazwisko Polaka tak długo, aż ten uzna, że wymówił je prawidłowo. Bardzo pomocne jest więc posiadanie wizytówek z napisami po angielsku i japońsku, co ułatwi potencjalnym partnerom wymówienie trudnych dla nich imion i nazwisk – podpowiada Jerzy Żylak.

Ten prosty sposób pozwoli niewielkim nakładem kosztów zrobić dobre pierwsze wrażenie na rozmówcach, co zostanie uznane za wyraz szacunku dla potencjalnego partnera, ale także naszego poważnego podejścia do biznesu. Warto bowiem wiedzieć, że w kulturach azjatyckich ogromne znaczenie ma pojęcie zachowania twarzy (po chińsku „mianzi”). Obawa przed utratą twarzy wyraża się np. w unikaniu zakłopotania, jakie mogłoby wywołać udzielenie negatywnej odpowiedzi czy informacji zwrotnej. Nie należy więc oczekiwać od rozmówców z Chin lub Japonii stanowczego „nie”.  Zamiast niego, częściej usłyszymy: „Muszę to przemyśleć …", „Zobaczę co da się zrobić…", „Do propozycji wrócimy później”, „To może być trudne…", „Zrobię co w mojej mocy”, „Tak, ale to wymaga konsultacji”, „Być może”.

Ryzykowne spojrzenia i gesty
Różnić nas może również podejście do wyrażania myśli i uczuć. W kulturach, w których ekspresyjne zachowania nie są mile widziane, preferowany jest spokojny tryb negocjacji i obowiązuje zasada, że w jednym momencie mówić może tylko jedna osoba. Intensywna gestykulacja i wyrazista mimika twarzy ze strony polskiego negocjatora to zachowania, które mogą być potraktowane jako brak kultury czy forma presji.

- Podobnie jest z bezpośrednim kontaktem wzrokowym, który może być odbierany nawet jako niewerbalna forma ataku – wyjaśnia trener Effect Group. - Szczególnie należy zwracać uwagę na gesty, które w naszej kulturze mogą mieć wymowę pozytywną, jak np. podniesiony do góry kciuk rozumiany jako „okey”. W Tajlandii taki znak zostanie odebrany jako gest obsceniczny.

Drobne błędy można wybaczyć
Można pokusić się o stwierdzenie, że im dalej od Polski, tym rozmowy biznesowe będą trudniejsze, gdyż wraz z odległością geograficzną wzrastają różnice kulturowe. Bez względu jednak na to, jak daleko się wybieramy, będąc na miejscu starajmy się obserwować zachowania miejscowych i na tej podstawie dostosowywać swój rodzaj komunikacji do obowiązujących zasad.

Jak jednak reagować, gdy mimo starań popełnimy „faux pas”? Wówczas należy natychmiast przeprosić za zaistniałą sytuację i wytłumaczyć swój brak pełnej wiedzy o miejscowych zwyczajach. W większości przypadków spotka się to z życzliwością drugiej strony – nikt w końcu nie jest doskonały.

Ważne tylko, by tych potknięć nie było zbyt wiele, bo okazując lekceważenie dla miejscowej kultury, wystawimy cierpliwość i otwartość naszych nowych przyjaciół na poważną próbę. A trwające długo negocjacje biznesowe mogą jej, niestety, nie przetrwać.